Aumente a eficiência operacional através de processos digitais

Imagem: Colin Behrens

Por Fausto Ferraz

Aumentar o nível da eficiência operacional do negócio tem sido, cada vez mais, uma das grandes prioridades das empresas de todos os segmentos. E como conseguir mais produtividade? Gerindo processos operacionais de forma completamente digital, ou seja, automatizada e integrada com eficientes ferramentas de workflow (BPMS), gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e painéis de indicadores (dashboards), tornando as atividades mais racionais, dinâmicas e flexíveis.

Ao desafiar a lógica e reorganizar as atividades, simplificando e padronizando os processos, a automatização promove a dinamização das rotinas de trabalho e a eliminação de intervenções humanas. Aliando essa automatização à eliminação de papel (paperless) e ao monitoramento através de painéis de indicadores, trazendo maior domínio (e poder de ação) sobre os níveis de produtividade e (de quebra) mitigando riscos operacionais, as empresas podem se beneficiar com uma redução imediata de custos na ordem de 20%, segundo alguns estudos.

Entretanto, para elevar ao máximo o patamar de eficiência operacional e de forma muito rápida são necessários esforços prévios que combinem revisão de processos por meio de uma análise crítica apurada e extremamente focada em otimização, racionalização e sinergia, com implementação de ferramentas (de BPMS, GED e dashboards) modernas, intuitivas e flexíveis.

Hoje, tais ferramentas estão 100% na web (podendo ser hospedadas em cloud) e já aplicam conceitos de mobilidade, colaboração e UX (user experience), dando cada vez mais poder ao usuário, sem necessidade de desenvolvimento técnico para implantação, manutenção e atualização de seus processos operacionais.

É importante ressaltar que o conceito digital vai muito além da visão centrada em apenas oferecer canais digitais de relacionamento e de acesso às informações aos clientes, exigindo que as empresas, previamente, automatizem seus processos internos, racionalizando seu modus operandi e eliminado papel, para que possam ser genuinamente digitais.

Mas como se planejar neste contexto? O primeiro passo é avaliar todas as oportunidades de otimização, racionalização e sinergia dos processos atuais, mensurar os ganhos efetivos em eficiência operacional e capitalizar os benefícios adicionais, como redução de riscos operacionais. Na segunda fase, cabe ao gestor desafiar a lógica e redesenhar processos, tornando-os mais eficientes com foco em simplicidade, colaboração e paperless. Por último, devem ser selecionadas as ferramentas de workflow e GED integradas, automatizando o resultado do trabalho, realizando o monitoramento de indicadores de desempenho através de dashboards, e proporcionado uma experiência, de fato, digital aos usuários.

 

Fausto Ferraz é Diretor de Serviços da Senior Solution.